La cooperación eficiente y la gestión del conocimiento funcional son de gran importancia para las empresas. Un archivo central de documentos y una organización estructurada de la información ayudan a mejorar la cooperación entre los empleados y optimizar la gestión del conocimiento. Los sistemas de gestión de documentos (DMS) como PaperOffice DMS ofrecen una solución especialmente diseñada para pequeñas y medianas empresas.
Implementación local: Más control y seguridad para sus datos
A diferencia de las soluciones DMS basadas en la nube, PaperOffice DMS es una aplicación local en la que los datos se almacenan en una base de datos interna. Esto garantiza a las empresas un mejor control y seguridad, especialmente en términos de protección de información confidencial. Al implementarlo localmente, la empresa mantiene el control de los datos y puede estar segura de que los datos no se almacenan en servidores de terceros.
Almacenamiento central de documentos en un servidor NAS
PaperOffice DMS también admite el almacenamiento central de documentos en un servidor NAS, como Synology o QNAP. Esto permite a las empresas almacenar y organizar sus documentos en un solo lugar. La organización de los documentos en una estructura uniforme permite a los empleados acceder a la información importante de forma rápida y sencilla.
¿Sabía que PaperOffice es el socio exclusivo de QNAP NAS?
Fomento de la gestión del conocimiento a través de metadatos y palabras clave
Otra ventaja de PaperOffice DMS es la posibilidad de promover la gestión del conocimiento en la empresa. Al almacenar los documentos de forma centralizada, los empleados pueden acceder a información importante de forma rápida y sencilla. Además, los documentos se pueden etiquetar con palabras clave y metadatos relevantes para mejorar su localización. Mediante el uso de palabras clave, los empleados pueden encontrar rápidamente los documentos que necesitan sin perder tiempo buscando los documentos correctos.
Colaboración perfecta entre los empleados
PaperOffice DMS también permite una colaboración fluida entre los empleados, incluso si trabajan en diferentes ubicaciones. Los colaboradores pueden editar y comentar documentos juntos para compartir opiniones y comentarios. La gestión de versiones de documentos también es fácil y sin complicaciones con PaperOffice DMS.
Flujos de trabajo y tareas: optimización de procesos comerciales
Además del almacenamiento central y la organización de documentos, PaperOffice DMS también ofrece una potente funcionalidad de flujo de trabajo. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo permiten a las empresas automatizar y optimizar los procesos comerciales para aumentar la eficiencia y la productividad.
PaperOffice DMS ofrece una variedad de herramientas de flujo de trabajo que las empresas pueden usar para automatizar y optimizar sus procesos comerciales. Estos permiten a las organizaciones enrutar documentos e información a través del proceso de flujo de trabajo, incluidos los procesos de aprobación, lanzamientos, órdenes de compra y más. El proceso de flujo de trabajo se define mediante la configuración de reglas y acciones de flujo de trabajo, que definen las acciones que se realizarán automáticamente cuando se cumpla una condición.
Este artículo sobre la gestión del conocimiento en pequeñas y medianas empresas con PaperOffice complementa a la perfección los artículos existentes sobre las ventajas de la digitalización y muestra cómo un Sistema de Gestión Documental puede ayudar a las PYMES a optimizar su gestión documental.
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