Synology NAS y gestión documental PaperOffice: socios de confianza

Nadar contra la corriente generalmente requiere fuerza y ​​puede ser un error bajo ciertas circunstancias. Pero nadar con la corriente no siempre es la decisión correcta. El estudio de software PaperOffice DMS en realidad diseña un software de administración de documentos muy optimizado que acelera considerablemente el flujo de trabajo en más de 900,000 empresas en todo el mundo, pero en cierto punto Paperoffice se resiste a la corriente principal y tiene buenas razones para ello.

PaperOffice gestión documental y Synology NAS socios de confianza

Según el pronóstico de una gran empresa de medios, alrededor del 80% de todos los datos de la empresa se almacenarán en una nube externa en 2025. El espacio de almacenamiento en la nube de datos es económico y permite la gestión conveniente de documentos digitales, pero ¿qué tan segura es la „nube“?

Todos los operadores de la nube ponen la seguridad de los datos almacenados en primer plano, pero las promesas hechas sobre seguridad, que a menudo se expresan en voz alta, se atenúan rápidamente cuando surge la pregunta de qué sucede con el acceso del gobierno. Si bien el acceso estatal está planeado en la UE con el Reglamento de Evidencia Electrónica, los Estados Unidos lo ha logrado desde hace mucho tiempo. La llamada Ley de la Nube no solo permite a las autoridades estadounidenses ver todas las nubes de compañías estadounidenses, sino también las nubes de compañías que solo tienen una sucursal o subsidiaria en los EE. UU.

Nueve de los diez principales operadores de nube tienen su sede en los Estados Unidos, y una empresa no estadounidense tiene numerosas sucursales en los Estados Unidos. En resumen, la seguridad de los datos no está garantizada en una nube.

PaperOffice DMS se basa en NAS de Synology

Entonces, ¿qué queda para crear seguridad de datos reales, pero al mismo tiempo para poder usar la eficiencia de la nube?
La respuesta es muy simple: la nube de su propia empresa. Esto se puede hacer, por ejemplo, con un NAS, un almacenamiento de red conectado. El almacenamiento de red integrado es un almacenamiento de datos central con una infraestructura especial, no solo un disco duro externo. El NAS del fabricante taiwanés y líder mundial del mercado Synology ha sido testeado y probado por millones de clientes corporativos durante décadas y se adapta perfectamente al software de gestión documental Paperoffice. Al igual que en la nube, los empleados pueden guardar y editar sus documentos, según sea necesario con diferentes niveles de acceso, y están altamente encriptados para evitar ataques de piratas informáticos.

Las agencias gubernamentales quedan completamente excluidas porque un servidor NAS no es una nube.

Según el tamaño de la empresa o el volumen de datos, Synology-NAS puede adaptarse a la empresa en términos de tamaño de almacenamiento de datos y derechos de acceso. El posible crecimiento de la empresa se puede planificar fácilmente. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS asegura que la conexión de red de hasta 800 terminales funcione sin problemas. PaperOffice y Synology-NAS son adecuados tanto para pymes como para grandes empresas.

¿Qué pasa con el costo?

Inicialmente, una nube de terceros es la opción „más barata“ en comparación con la inversión en un NAS. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la responsabilidad de los datos recae en el propietario de los datos y también el riesgo de pérdida y falla. Por ejemplo, en protección de datos, que está anclado en el RGPD. Cualquiera que almacene datos confidenciales en una nube no externaliza las consecuencias criminales de la pérdida o el espionaje. El operador de la nube excluye esta responsabilidad de riesgo en sus términos y condiciones.

Por estos motivos, gestión documental PaperOffice y Synology NAS son los socios de equipamiento perfectos para las empresas, desde pequeñas empresas hasta la industria. Una inversión que vale la pena en seguridad de datos y gestión de datos digitales.

La conexión a la base de datos que se crea o configura en su Synology NAS es muy simple y solo requiere 5 pasos.

PaperOffice está disponible en varios idiomas, como inglés, alemán, español, francés, italiano, portugués y ruso.

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Sistema de gestión de documentos PaperOffice y Synology NAS – un gran equipo

Almacenamiento Conectado a la Red (NAS, por sus siglas en inglés) es el nombre en español para el almacenamiento de archivos conectados a una red. Si una empresa necesita personas diferentes para acceder a los mismos datos, el NAS es la solución más segura y rápida. Desde la versión „PaperOffice Team“ es posible almacenar todas las bases de datos en unidades NAS, como los dispositivos Synology.

Para la nube, la nube de datos, el Internet ofrece diferentes proveedores, pero todas estas soluciones tienen un problema. La gestión de los documentos a veces confidenciales debe ponerse en manos de otros. Incluso si los administradores respectivos sin duda hacen mucho por la seguridad de los datos que se les confían, se enfrentan una y otra vez con casos de robo de datos que se han hecho públicos. Sólo se puede adivinar en cuanto a qué tan grande es la figura oscura. El uso de NAS elimina dichos incidentes y los almacenes de datos tienen el beneficio adicional de estar disponibles en la red interna. El eventual fallo de la World Wide Web afecta a los usuarios de PaperOffice con NAS sólo de forma periférica.

Sistema de gestión de documentos PaperOffice con NAS de Synology

¿Cómo funciona sistema de gestión de documentos PaperOffice con NAS?

Todo comienza cuando un documento se guarda en PaperOffice. No importa si se trata de una carpeta de un disco duro a la que anteriormente se podía acceder con un sistema operativo o un documento recién escaneado de un documento analógico que se ha digitalizado.

En primer lugar, los datos, cualquiera que sea el formato, se registran en una base de datos mySQL. El término „mySQL“ engloba al sistema de administración de bases de datos más utilizado en el mundo. Se ejecuta bajo diferentes sistemas operativos. Durante el proceso de almacenamiento, los datos se proporcionan directamente con un cifrado AES-1024bit. No se crea ningún directorio de archivos de Windows si se trata de un sistema operativo de Microsoft en el que se está ejecutando PaperOffice. La ventaja del directorio de archivos de Windows que falta es la seguridad adicional. Incluso si crea un software de espionaje en una de las computadoras dentro de la red, falla al menos en el intento de acceso a PaperOffice, donde el directorio de archivos de Windows no puede revelar secretos, ya que no hay un directorio para los documentos almacenados en PaperOffice.

Esta pequeña incursión en la seguridad debía tener lugar para ilustrar los beneficios adicionales que PaperOffice y NAS tienen sobre las nubes basadas en Internet.

La intranet de NAS con sistema de gestión de documentos PaperOffice

Para conectar un NAS de Synology a PaperOffice se necesitan dos sistemas de base de datos; una mySQL, que se incluye en el paquete de instalación de „phpMyAdmin“ y otra „MariaDB 5“, que pertenece al paquete de software del NAS.

Ahora se debe crear una base de datos mySQL, que permita el acceso a las bases de datos internas de PaperOffice. En el segundo paso, los permisos para la base de datos MariaDB 5 deben configurarse en el NAS.

Sistema de gestión de documentos PaperOffice ayuda a los nuevos clientes a configurar sus bases de datos con videos fáciles de entender, los cuales permiten que incluso aquellos no familiarizados con la tecnología utilicen el mejor sistema de gestión de datos del mundo. Si todo está configurado, puede comenzar con el almacenamiento seguro de datos en el servidor NAS. Por supuesto, el acceso se puede configurar con diferentes jerarquías. Comenzando con el administrador con una contraseña maestra hasta varios niveles subyacentes. Por ejemplo, los empleados de un proyecto de grupo pueden recibir los datos necesarios de manera específica. Los miembros de este grupo pueden editar datos y documentos en esta área y también agregar otros. El conveniente entorno de base de datos de MariaDB 5 permite que otros usuarios vean los datos mientras éstos se procesan. PaperOffice y NAS de Synology, no sólo hacen un gran equipo, sino también uno fuerte.

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Búsqueda en PaperOffice – no hay método más rápido

El rendimiento de nuestras computadoras ha cambiado enormemente al de sus inicios. Hoy en día, la capacidad de cómputo de ENIAC se puede acomodar en un chip de seis por seis milímetros. La gran computadora de 1942 tenía una longitud increíble de 17 m y pesaba 27 toneladas. Cada teléfono inteligente moderno es cien veces superior a los gigantes de la prehistoria digital y mucho más conveniente.

Búsqueda de palabras clave en vivo en PaperOffice

El desarrollo del software fue de la mano con la mejora del rendimiento y la miniaturización. Un factor decisivo aquí son los algoritmos utilizados, ningún software puede funcionar sin ellos. Una tarea particularmente importante es el algoritmo de búsqueda dentro de un software. Ésta es precisamente la razón por la que PaperOffice ha incorporado una función de búsqueda en su sistema de gestión de documentos, que ofrece resultados casi en tiempo real.

Búsqueda de palabras clave en vivo en PaperOffice

Es el motor de búsqueda integrado en PaperOffice, la búsqueda de palabras clave en vivo. Con él, todos los archivos, documentos y otra información almacenada en PaperOffice se pueden encontrar rápidamente.

Mientras que en las funciones de búsqueda convencionales, como en los sistemas operativos, un determinado algoritmo funciona generalmente en un cierto orden al consultar la memoria de la computadora para la palabra de búsqueda ingresada; el software de PaperOffice trabaja con un algoritmo de alto rendimiento que está diseñado para que todos los medios de origen disponibles se consulten simultáneamente para el término de búsqueda.

Para que esto funcione, la base de datos PaperOffice tiene indexación de texto inteligente.

Incluso cuando se están escribiendo documentos, su contenido se indexa mediante la descomposición del texto sin formato. En términos simples, los contenidos se escriben palabra por palabra en un registro especial, el algoritmo reconoce de nuevo y acomoda igualmente las palabras individuales en una combinación de palabras.

Ahora, cuando se ingresa una consulta en el motor de búsqueda PaperOffice, primero se ve en el registro por las iniciales. Por ejemplo, si busca „Factura“, todos los documentos se mostrarán inmediatamente con esa palabra. El algoritmo de búsqueda simplemente tiene que mostrar sólo la parte correspondiente del registro en la pantalla.

Refinar la búsqueda

Con la búsqueda avanzada es posible reducir los resultados, por ejemplo, por fecha o usuario, así como por otras palabras clave. La función de búsqueda de PaperOffice enumera los nombres de carpetas o documentos y las palabras buscadas en los textos completos. Para que sean fáciles de encontrar en el texto, se resaltan en amarillo.

La posibilidad de buscar utilizando los documentos, correos electrónicos o carpetas recientemente agregados es muy útil. Ni siquiera tiene que ingresar un término de búsqueda, por lo que el documento que se trabajó el día anterior se puede invocar inmediatamente para continuar trabajando en él.

Con PaperOffice, el eslogan de la oficina sin papel se convierte en una realidad. Se acabaron los días de notas y papeles apilados en bandejas de escritorio, porque PaperOffice facilita que los usuarios conviertan cualquier tipo de copia impresa en formato digital y pongan fin al desorden en el disco duro. PaperOffice es el DMS de hoy y de mañana.

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Sistema de gestión de documentos PaperOffice – la oficina puede ser así de fácil

¿Un archivo importante es imposible de conseguir? Un documento que se necesita está en una pila de papeles y se requiere una eternidad para encontrarlo. ¿La bandeja en la oficina es un agujero negro en el que los documentos desaparecen para siempre? Con PaperOffice , tales experiencias se convierten rápidamente en una cosa del pasado.

Adiós al caos del papel y bienvenido a su oficina digital: PaperOffice 2019 pone en orden sus escritorios y archivadores

PaperOffice establece nuevos estándares en la gestión de documentos. Ayuda con la implementación de la oficina sin papel al traer los archivos arcaicos a la era digital, proporcionando orden y una visión general de los discos duros, apoyando el trabajo en equipo en la empresa, facilitando la gestión de documentos y mucho más; eso es PaperOffice.

Uno de los factores más importantes en una empresa es la gestión del tiempo. El viejo proverbio de que el tiempo es dinero, es más que apropiado durante los procesos de negocios. Pero, ¿por qué sigue desperdiciando tanto tiempo y dinero? De hecho, es una suma de unos 23 mil millones de euros perdidos anualmente sólo en Alemania debido a los empleados; ya que en lugar de estar ocupados con un trabajo productivo, están buscando documentos. Ésta enorme suma es el resultado de un estudio realizado por el Instituto Frauenhofer, en el que a un grupo representativo de empleados de oficinas de diferentes empresas se les preguntó cuánto tiempo pasaban todos los días buscando documentos. Aquí, el 80% de los entrevistados admitieron que pasan entre 15 y 120 minutos por día de trabajo en busca de documentos en papel y archivos en la computadora. Una pérdida innecesaria de rendimiento que se puede transformar en una ganancia de productividad a través de una gestión de documentos consistente y bien pensada.

La solución para esto es un software de gestión de documentos. Una buena inversión que se justifica en poco tiempo. No sólo en términos de cada empleado y su gestión personal del tiempo, sino también en el desempeño de proyectos u otros procesos operativos. Porque así como los retrasos se propagan como olas en la empresa y en otros lugares y también generan tiempo perdido; Las tareas realizadas con la misma rapidez y exhaustividad aseguran una aceleración.

Con PaperOffice, la oficina recibe un nuevo impulso

Hay software de gestión de documentos como granos de arena junto al mar. Pero muy a menudo son las soluciones individuales las que tratan sólo con una parte específica de las diversas tareas. En la mayoría de los casos, ni siquiera hay interfaces sensibles; de modo que, por ejemplo, la transferencia de datos funcione sin problemas.

PaperOffice muestra aquí nuevos caminos. Comenzando con la digitalización de archivos impresos. Ciertamente, un software de escáner es importante, pero con PaperOffice también puede transferir imágenes desde su teléfono móvil o tableta. Posteriormente, la potente herramienta OCR puede reconocer el texto de las imágenes, el cual puede editarse posteriormente utilizando el software de Office existente. Al mismo tiempo, se realiza una indexación de palabras clave para encontrar cada proceso con rapidez con el motor de búsqueda interno de PaperOffice.

Adiós al caos del papel y bienvenido a su oficina digital: PaperOffice 2019 pone en orden sus escritorios y archivadores
Interfaz clara en la que puede encontrar su camino de inmediato.

Sin embargo, la administración de documentos de PaperOffice también se limpia en computadoras independientes o en redes. Dependiendo de la versión, como „PaperOffice Team“, el software garantiza que no haya interrupciones en el rendimiento; como por ejemplo, si falta un colega debido a una enfermedad. Una plataforma basada en servidor, con las correspondientes autorizaciones de acceso, permite el almacenamiento seguro de documentos que están disponibles para los responsables de la toma de decisiones en todo momento.

PaperOffice 2019 sigue y sigue, elimina las demoras que consumen tiempo.

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Puede encontrar el comunicado de prensa publicado en:

http://www.minotadeprensa.es/nota/21893/paperoffice-2019—la-oficina-puede-ser-asi-d.html

Sistema de gestión documental PaperOffice

La oficina sin papel

Adiós al caos del papel y bienvenido a su oficina digital: PaperOffice 2019 pone en orden sus escritorios y archivadores. La funcionalidad, la seguridad y el funcionamiento intuitivo hacen que la nueva versión del sistema de gestión de documentos e información (DMS, por sus siglas en inglés) sea una verdadera ayuda diaria.

PaperOffice 2019 establece nuevos estándares en la gestión de documentos y permite nuevas formas de acceso a la oficina electrónica; por lo tanto, es algo del elfo personal de su hogar en la oficina. Un elfe realmente inteligente. Tareas como la digitalización de documentos en papel, el archivo de correos electrónicos a prueba de revisiones, el reconocimiento de texto de alto rendimiento o la búsqueda de palabras clave no son problema para PaperOffice 2019. Por lo tanto, el sistema está dirigido no sólo a los simpatizantes de los asistentes mágicos de oficina, sino a todos los jefes y empleados que desean optimizar su gestión del tiempo. ¿Por qué? Si usa PaperOffice, ahorra aproximadamente 150 horas al año en promedio, lo que de lo contrario se perdería en la búsqueda de documentos de Oficina. Tiempo suficiente para finalmente dominar cualquier lenguaje de negocios con el propósito de adquirir una educación superior – o para hacer todo más sencillo.

El truco: PaperOffice le permite editar documentos de varias maneras. Los archivos electrónicos existentes se integran mediante el método de arrastrar y soltar desde el sistema de archivos, también a través de la importación masiva de archivos individuales o importando la estructura de carpetas de Windows en PaperOffice. ScanConnect, el módulo estándar de escáner integrado, escanea documentos en papel escaneados en el sistema en segundos. Luego se pueden editar, guardar, optimizar y proporcionar notas individuales.

A su vez, el módulo OutlookConnect permite la importación rápida e intuitiva de correos electrónicos, sin ningún software de terceros. El almacenamiento de los correos electrónicos y sus archivos adjuntos en carpetas compartidas garantiza la mejor visión general posible. El archivo de correo electrónico a prueba de auditorías cumple con todos los requisitos del legislador, las normas que rigen el uso de TI para la contabilidad y otros registros comerciales.

En la práctica vida de oficina, PaperOffice deriva la digitalización a partir de un etiquetado simple. Una vez digitalizados, todos los documentos se pueden buscar utilizando el motor de búsqueda interno; ya sean correos electrónicos, PDF o documentos escaneados. La búsqueda de palabras clave en vivo ofrece todos los resultados en un instante. La configuración del filtro limita los resultados de búsqueda mostrados por fecha, usuario, tipo de documento o palabras clave.

Es bueno saberlo: PaperOffice 2019 no es una solución en la nube. Todos los documentos se almacenan localmente con un cifrado militar de hasta 1024 bits AES. Así que el control siempre permanece con el usuario. Por lo tanto, PaperOffice también satisface las necesidades de los empresarios que no quieren poner su capital empresarial más importante, su información, en manos de terceros.

PaperOffice está disponible en varios idiomas, como inglés, alemán, español, francés, italiano, portugués y ruso.

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Puede encontrar el comunicado de prensa publicado en:

https://www.iberianpress.es/noticia/paperoffice-2019-la-oficina-sin-papel-se-hace-realidad/23747