Synology NAS y gestión documental PaperOffice: socios de confianza

Nadar contra la corriente generalmente requiere fuerza y ​​puede ser un error bajo ciertas circunstancias. Pero nadar con la corriente no siempre es la decisión correcta. El estudio de software PaperOffice DMS en realidad diseña un software de administración de documentos muy optimizado que acelera considerablemente el flujo de trabajo en más de 900,000 empresas en todo el mundo, pero en cierto punto Paperoffice se resiste a la corriente principal y tiene buenas razones para ello.

Synology NAS y gestión documental PaperOffice

Según el pronóstico de una gran empresa de medios, alrededor del 80% de todos los datos de la empresa se almacenarán en una nube externa en 2025. El espacio de almacenamiento en la nube de datos es económico y permite la gestión conveniente de documentos digitales, pero ¿qué tan segura es la „nube“?

Todos los operadores de la nube ponen la seguridad de los datos almacenados en primer plano, pero las promesas hechas sobre seguridad, que a menudo se expresan en voz alta, se atenúan rápidamente cuando surge la pregunta de qué sucede con el acceso del gobierno. Si bien el acceso estatal está planeado en la UE con el Reglamento de Evidencia Electrónica, los Estados Unidos lo ha logrado desde hace mucho tiempo. La llamada Ley de la Nube no solo permite a las autoridades estadounidenses ver todas las nubes de compañías estadounidenses, sino también las nubes de compañías que solo tienen una sucursal o subsidiaria en los EE. UU.

Nueve de los diez principales operadores de nube tienen su sede en los Estados Unidos, y una empresa no estadounidense tiene numerosas sucursales en los Estados Unidos. En resumen, la seguridad de los datos no está garantizada en una nube.

PaperOffice DMS se basa en NAS de Synology

Entonces, ¿qué queda para crear seguridad de datos reales, pero al mismo tiempo para poder usar la eficiencia de la nube?
La respuesta es muy simple: la nube de su propia empresa. Esto se puede hacer, por ejemplo, con un NAS, un almacenamiento de red conectado. El almacenamiento de red integrado es un almacenamiento de datos central con una infraestructura especial, no solo un disco duro externo. El NAS del fabricante taiwanés y líder mundial del mercado Synology ha sido testeado y probado por millones de clientes corporativos durante décadas y se adapta perfectamente al software de gestión documental Paperoffice. Al igual que en la nube, los empleados pueden guardar y editar sus documentos, según sea necesario con diferentes niveles de acceso, y están altamente encriptados para evitar ataques de piratas informáticos.

Las agencias gubernamentales quedan completamente excluidas porque un servidor NAS no es una nube.

Según el tamaño de la empresa o el volumen de datos, Synology-NAS puede adaptarse a la empresa en términos de tamaño de almacenamiento de datos y derechos de acceso. El posible crecimiento de la empresa se puede planificar fácilmente. Al mismo tiempo, PaperOffice DMS asegura que la conexión de red de hasta 800 terminales funcione sin problemas. PaperOffice y Synology-NAS son adecuados tanto para pymes como para grandes empresas.

¿Qué pasa con el costo?

Inicialmente, una nube de terceros es la opción „más barata“ en comparación con la inversión en un NAS. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la responsabilidad de los datos recae en el propietario de los datos y también el riesgo de pérdida y falla. Por ejemplo, en protección de datos, que está anclado en el RGPD. Cualquiera que almacene datos confidenciales en una nube no externaliza las consecuencias criminales de la pérdida o el espionaje. El operador de la nube excluye esta responsabilidad de riesgo en sus términos y condiciones.

Por estos motivos, gestión documental PaperOffice y Synology NAS son los socios de equipamiento perfectos para las empresas, desde pequeñas empresas hasta la industria. Una inversión que vale la pena en seguridad de datos y gestión de datos digitales.

La conexión a la base de datos que se crea o configura en su Synology NAS es muy simple y solo requiere 5 pasos.

PaperOffice está disponible en varios idiomas, como inglés, alemán, español, francés, italiano, portugués y ruso.

www.paperoffice.com

Sistema de gestión de documentos PaperOffice y Synology NAS – un gran equipo

Almacenamiento Conectado a la Red (NAS, por sus siglas en inglés) es el nombre en español para el almacenamiento de archivos conectados a una red. Si una empresa necesita personas diferentes para acceder a los mismos datos, el NAS es la solución más segura y rápida. Desde la versión „PaperOffice Team“ es posible almacenar todas las bases de datos en unidades NAS, como los dispositivos Synology.

Sistema de gestión de documentos PaperOffice con NAS de Synology

Para la nube, la nube de datos, el Internet ofrece diferentes proveedores, pero todas estas soluciones tienen un problema. La gestión de los documentos a veces confidenciales debe ponerse en manos de otros. Incluso si los administradores respectivos sin duda hacen mucho por la seguridad de los datos que se les confían, se enfrentan una y otra vez con casos de robo de datos que se han hecho públicos. Sólo se puede adivinar en cuanto a qué tan grande es la figura oscura. El uso de NAS elimina dichos incidentes y los almacenes de datos tienen el beneficio adicional de estar disponibles en la red interna. El eventual fallo de la World Wide Web afecta a los usuarios de PaperOffice con NAS sólo de forma periférica.

¿Cómo funciona sistema de gestión de documentos PaperOffice con NAS?

Todo comienza cuando un documento se guarda en PaperOffice. No importa si se trata de una carpeta de un disco duro a la que anteriormente se podía acceder con un sistema operativo o un documento recién escaneado de un documento analógico que se ha digitalizado.

https://youtu.be/Unc48nxbSUI

En primer lugar, los datos, cualquiera que sea el formato, se registran en una base de datos mySQL. El término „mySQL“ engloba al sistema de administración de bases de datos más utilizado en el mundo. Se ejecuta bajo diferentes sistemas operativos. Durante el proceso de almacenamiento, los datos se proporcionan directamente con un cifrado AES-1024bit. No se crea ningún directorio de archivos de Windows si se trata de un sistema operativo de Microsoft en el que se está ejecutando PaperOffice. La ventaja del directorio de archivos de Windows que falta es la seguridad adicional. Incluso si crea un software de espionaje en una de las computadoras dentro de la red, falla al menos en el intento de acceso a PaperOffice, donde el directorio de archivos de Windows no puede revelar secretos, ya que no hay un directorio para los documentos almacenados en PaperOffice.

Esta pequeña incursión en la seguridad debía tener lugar para ilustrar los beneficios adicionales que PaperOffice y NAS tienen sobre las nubes basadas en Internet.

La intranet de NAS con sistema de gestión de documentos PaperOffice

Para conectar un NAS de Synology a PaperOffice se necesitan dos sistemas de base de datos; una mySQL, que se incluye en el paquete de instalación de „phpMyAdmin“ y otra por ejemplo base de datos „MariaDB 5“, que pertenece al paquete de software del NAS. Tambien funciona con otros bases de datos, como MariaDB 10.

Ahora se debe crear una base de datos mySQL, que permita el acceso a las bases de datos internas de PaperOffice. En el segundo paso, los permisos para la base de datos MariaDB 5 deben configurarse en el NAS.

Sistema de gestión de documentos PaperOffice ayuda a los nuevos clientes a configurar sus bases de datos con videos fáciles de entender, los cuales permiten que incluso aquellos no familiarizados con la tecnología utilicen el mejor sistema de gestión de datos del mundo. Si todo está configurado, puede comenzar con el almacenamiento seguro de datos en el servidor NAS. Por supuesto, el acceso se puede configurar con diferentes jerarquías.

Comenzando con el administrador con una contraseña maestra hasta varios niveles subyacentes. Por ejemplo, los empleados de un proyecto de grupo pueden recibir los datos necesarios de manera específica. Los miembros de este grupo pueden editar datos y documentos en esta área y también agregar otros. El conveniente entorno de base de datos de MariaDB 5 permite que otros usuarios vean los datos mientras éstos se procesan. PaperOffice y NAS de Synology, no sólo hacen un gran equipo, sino también uno fuerte.

▬ Versión de prueba de PaperOffice ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

Pruebe PaperOffice durante 14 días sin restricciones: https://www.paperoffice.com

▬ Redes sociales ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

►Facebook: https://www.facebook.com/paperoffice.es

►Twitter: https://twitter.com/PaperOffice_en

▬ YouTube ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

►http: //www.youtube.com/c/PaperOfficeES

▬ Blog de PaperOffice ▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬▬

►https: //blog-es.paperoffice.com/