Todas las empresas del mundo son completamente únicas, pero todas las empresas del mundo tienen el beneficio de una gestión fluida de sus papeles y documentos en común. Por lo tanto, los requisitos para un sistema de gestión documental (DMS) también son muy diferentes. Las empresas del sector de la restauración y los eventos en particular son conocidas por su gran volumen de documentos.
Sin un DMS profesional, surge rápidamente una gran cantidad de esfuerzo manual: desde la búsqueda de los documentos necesarios hasta la clasificación de todos los documentos entrantes y salientes y su amplio archivo analógico.
Se debe crear un grupo de documentos digitales a través del cual todos los empleados tengan acceso siempre y en todas partes a los documentos requeridos y el estado de procesamiento se pueda mostrar de forma transparente. Atender a sus invitados gastronómicamente al más alto nivel y como hotelero brindando un factor de bienestar son sus tareas que realiza con placer y experiencia. PaperOffice se encarga de todo con tanto conocimiento técnico y experto como la gestión de documentos en su empresa. PaperOffice elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una descripción general clara de los documentos importantes, como recibos de hospitalidad, facturas y notas de entrega, contratos de alquiler, agregándolos digitalmente a PaperOffice para su gestion en el futuro.
El uso de un sistema de gestión documental como PaperOffice DMS, conduce, por un lado, a ahorros de tiempo, que resultan en ahorros de costos, por ejemplo mediante la eliminación de archivos en papel, por otro lado a un mejor servicio a través de un alto nivel de capacidad de información y el procesamiento fluido de datos e información en la cadena de transmisión. El archivo digital y a prueba de revisiones y recibos conduce en última instancia a la seguridad jurídica de acuerdo con las regulaciones del GoBD. Pero lo único que impide que todas las empresas utilicen inmediatamente un DMS es el supuesto alto esfuerzo manual para la conversión a una ruta digital.
Pero no con PaperOffice DMS.
Gracias al sistema de administración de documentos de PaperOffice, simplemente puede arrastrar sus recibos y otra información que ya está disponible digitalmente directamente desde el Explorador de Windows a la ventana del programa PaperOffice.
PaperOffice acepta cualquier tipo de archivo y puede capturar todo fácilmente gracias a las herramientas integradas. PaperOffice también puede capturar todos sus documentos en papel desde el escáner gracias al escáner integrado. El ScanConnect integrado es compatible con todos los escáneres, dispositivos multifuncionales o fotocopiadoras de gran capacidad con una unidad de escaneo integrada y es muy fácil de usar. Páginas individuales, escaneos masivos o escaneos de fotografías: todo lo que esté hecho de papel se escanea y registra con alta precisión gracias a la optimización basada en IA.
El cuadro de diálogo de archivo inteligente almacena nuevos documentos de forma segura y a la velocidad del rayo directamente en la base de datos de PaperOffice. Tiene acceso a toda la información y documentación en todo momento para que todos los procesos se ejecuten sin problemas y a tiempo. También puede automatizar todos sus procesos: gracias a PaperOffice AI llamado PIA (PaperOffice Intelligent Automatization) puede utilizar el reconocimiento y almacenamiento automático de documentos AI sin ningún problema.
Además de esto, PIA AutoFill busca los datos más importantes del documento, los lee de manera inteligente y luego indexa automáticamente el documento en PaperOffice. Ahorre tiempo para cosas importantes, ahorre costes al eliminar sus archivos en papel, mejore sus servicios gracias a la capacidad de proporcionar información de forma rápida y archivando digitalmente sus documentos a prueba de manipulaciones: PaperOffice le garantiza esto con la introducción de la eficiente solución de gestión documental. Perfectamente adaptado a su industria y a la medida de sus requisitos, PaperOffice se integra digitalmente en cada rutina y flujo de trabajo.
La fácil adaptabilidad y la perfecta escalabilidad de PaperOffice es la piedra angular perfecta para su nueva oficina digital y garantiza la solución industrial ideal.
Hay muchas otras ventajas que PaperOffice puede aportar a su empresa. Lo invitamos a visitar nuestro sitio web para conocer todo el mundo de posibilidades que se abren para su empresa al implementar PaperOffice.
Este software no es un gasto sino una inversión que aumentará enormemente la productividad de su negocio. Una vez que vea los beneficios que aportan la productividad y la eficiencia, no se arrepentirá de entrar en la revolución digital.
