El rendimiento de nuestras computadoras ha cambiado enormemente al de sus inicios. Hoy en día, la capacidad de cómputo de ENIAC se puede acomodar en un chip de seis por seis milímetros. La gran computadora de 1942 tenía una longitud increíble de 17 m y pesaba 27 toneladas. Cada teléfono inteligente moderno es cien veces superior a los gigantes de la prehistoria digital y mucho más conveniente.
El desarrollo del software fue de la mano con la mejora del rendimiento y la miniaturización. Un factor decisivo aquí son los algoritmos utilizados, ningún software puede funcionar sin ellos. Una tarea particularmente importante es el algoritmo de búsqueda dentro de un software. Ésta es precisamente la razón por la que PaperOffice ha incorporado una función de búsqueda en su sistema de gestión de documentos, que ofrece resultados casi en tiempo real.
Búsqueda de palabras clave en vivo en PaperOffice
Es el motor de búsqueda integrado en PaperOffice, la búsqueda de palabras clave en vivo. Con él, todos los archivos, documentos y otra información almacenada en PaperOffice se pueden encontrar rápidamente.
Mientras que en las funciones de búsqueda convencionales, como en los sistemas operativos, un determinado algoritmo funciona generalmente en un cierto orden al consultar la memoria de la computadora para la palabra de búsqueda ingresada; el software de PaperOffice trabaja con un algoritmo de alto rendimiento que está diseñado para que todos los medios de origen disponibles se consulten simultáneamente para el término de búsqueda.
Para que esto funcione, la base de datos PaperOffice tiene indexación de texto inteligente.
Incluso cuando se están escribiendo documentos, su contenido se indexa mediante la descomposición del texto sin formato. En términos simples, los contenidos se escriben palabra por palabra en un registro especial, el algoritmo reconoce de nuevo y acomoda igualmente las palabras individuales en una combinación de palabras.
Ahora, cuando se ingresa una consulta en el motor de búsqueda PaperOffice, primero se ve en el registro por las iniciales. Por ejemplo, si busca «Factura», todos los documentos se mostrarán inmediatamente con esa palabra. El algoritmo de búsqueda simplemente tiene que mostrar sólo la parte correspondiente del registro en la pantalla.
Refinar la búsqueda
Con la búsqueda avanzada es posible reducir los resultados, por ejemplo, por fecha o usuario, así como por otras palabras clave. La función de búsqueda de PaperOffice enumera los nombres de carpetas o documentos y las palabras buscadas en los textos completos. Para que sean fáciles de encontrar en el texto, se resaltan en amarillo.
La posibilidad de buscar utilizando los documentos, correos electrónicos o carpetas recientemente agregados es muy útil. Ni siquiera tiene que ingresar un término de búsqueda, por lo que el documento que se trabajó el día anterior se puede invocar inmediatamente para continuar trabajando en él.
Con PaperOffice, el eslogan de la oficina sin papel se convierte en una realidad. Se acabaron los días de notas y papeles apilados en bandejas de escritorio, porque PaperOffice facilita que los usuarios conviertan cualquier tipo de copia impresa en formato digital y pongan fin al desorden en el disco duro. PaperOffice es el DMS de hoy y de mañana.
