La digitalización es un proceso por el cual convertimos un texto, una imagen o un sonido a un soporte virtual de forma que un ordenador pueda trabajar con dichos elementos. En las últimas décadas casi todo ha sido sometido a este proceso, por ejemplo, hoy en día sólo los audiófilos compran CDs o discos de vinilo, ya que el público en general prefiere comprar MP3s o más recientemente pagar por servicios de streaming de música. De la misma manera, con PaperOffice puede digitalizar sus documentos de forma rápida y sencilla para que trabajar con ellos sea más cómodo.
Antes de pasar a PaperOffice, respondamos a la siguiente pregunta: ¿por qué es importante no quedarse atrás en esto de la digitalización? Blockbuster era una empresa gigante con presencia en varios países que se dedicaba al alquiler de películas (aunque luego empezó a ofrecer otras cosas), fue derrotada por una pequeña startup llamada Netflix. ¿Por qué? Porque Netflix ofrecía las películas en formato digital, que era mucho más fácil de distribuir y era más cómodo poder acceder a todo lo que quisiera desde donde estuviera.
Podríamos citar muchos otros ejemplos que denotan la falta de visión de las grandes empresas que perdieron frente a pequeñas startups que supieron entender las ventajas de la digitalización. Su empresa no tiene que sufrir el mismo destino que Blockbuster, está a tiempo de modernizar su negocio, y PaperOffice fue creado para ayudarle en este proceso.
Considere los siguientes beneficios de implementar la digitalización:
– Reducir el consumo de papel. Esto no sólo es una práctica ecológica, sino que su negocio también ahorrará dinero al utilizar menos papel, piense en cuántas hojas realmente se necesitan imprimir para el funcionamiento de su negocio, y verá cuánto dinero se convertirá en beneficio en lugar de gasto en papel.
– Reduzca el coste de almacenamiento. Cuando almacena sus documentos en formato físico, necesita dedicar un espacio para ello, al implementar PaperOffice, sus instalaciones ya no tendrán que considerar el espacio extra que conlleva el almacenamiento de documentos, además de que podrá prescindir de los acondicionamientos que estos espacios requieren, como que la humedad debe ser controlada para evitar el deterioro del papel.
– Facilitar el trabajo a distancia. Cuando se trabaja con documentos analógicos, es necesario que los trabajadores se desplacen al lugar donde están estos documentos, o que se los envíen por correo o fax. Al digitalizarlos, un grupo puede trabajar simultáneamente y a distancia con los documentos sin necesidad de desplazarse a un lugar central.
En PaperOffice tiene todas las herramientas necesarias para digitalizar sus documentos. Con PaperOffice simplemente tendrá que escanear su documento con su escáner (PaperOffice funciona con cualquiera), y PaperOffice creará una versión digital, si está escaneando muchos documentos, PapeOffice lo hace práctico porque reconoce las hojas separadoras y separa los documentos para archivarlos. Una gran característica que es particularmente útil si su negocio trabaja regularmente con documentos con un formato complejo, es que PaperOffice utiliza una IA para reconocer (si es posible) el contenido en sus documentos, tales como sumas, tipos de documentos, fechas, datos de contacto, etc.
Uno de los aspectos más importantes del almacenamiento de documentos a través de un DMS es el cumplimiento de la normativa legal, PaperOffice ha sido diseñado para cumplir con el GoBD, por lo que podrá hacer uso del software sin preocuparse de violar ninguna normativa; por ejemplo, cada vez que alguien modifica un documento, se crea una nueva versión de dicho documento, cabe destacar que todas las versiones estarán disponibles en la base de datos, lo que se mantiene dentro de la normativa vigente.
Como puede ver, PaperOffice hará que su transición a la oficina sin papeles sea lo más fácil posible, no se quede atrás y únase a todas las empresas que ya han entrado en la nueva era y asegúrese de que su empresa sea una que trascienda a usted, a sus hijos y a sus nietos.
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